Gastos, tareas y notas

Las ventas son la mitad de la operación. La otra mitad es todo lo que pasa alrededor: la plata que sale, los pendientes que nadie recuerda hacer y los ajustes que hay que dejar asentados.

Son tres módulos chicos, separados a propósito, que se usan todos los días:

Módulo	Para qué	Quién lo usa
Gastos	Registrar salidas de dinero que no son ventas.	Todo el equipo, según permisos.
Tareas	Dejar pendientes operativos con responsable y vencimiento.	Todo el equipo.
Notas	Asentar notas de crédito y débito sobre ventas.	Solo administradores.

No uses una venta ficticia para representar un gasto. Una venta mueve stock, genera comprobante y termina en la cuenta corriente del cliente. Un gasto no. Si cargás un gasto como venta, contaminás el inventario, la facturación y la caja, y después ningún número del negocio te cierra. Para Comprar Hielo existe el botón Registrar Gasto: usalo.

Recetas rápidas

Atajos para resolver lo más frecuente sin leer la página entera

Registrar un gasto

Tocá Registrar Gasto → cargá la Descripción y el Monto → elegí Categoría y Método de Pago → guardá. Solo Efectivo (Sale de Caja) resta de la gaveta; con transferencia o tarjeta el gasto queda registrado pero no descuadra el cierre. Editar o borrar uno que ya cargaste requiere el permiso Gestión avanzada de gastos.

Registrar una compra a proveedor

En Gastos, tocá Compra a Proveedor en vez de Registrar Gasto → cargá la mercadería comprada → confirmá. Repone stock, actualiza el costo del producto y genera deuda con el proveedor: por eso, después, el margen del panel es real.

Ver cuánto gasté este mes y filtrar la lista

Mirá los indicadores de arriba: Gastos del mes, Gastos hoy y Salida de caja (efectivo), que es el único que se resta del efectivo esperado del turno → filtrá por Categoría o cambiá el filtro Mes → usá Buscar gasto por texto → Exportar baja la lista a una planilla.

Crear una tarea para el equipo

Tocá Nueva tarea → escribí el Título y la Descripción → elegí Categoría, Prioridad y Responsable → poné el Vencimiento y guardá. Si la fecha ya pasó y sigue activa, aparece el badge Vencida; cuando la hagas, marcá Completar.

Ver las sugerencias automáticas

En Tareas, revisá el bloque Sugerencias automáticas → con Revisar vas a la pantalla donde está el problema, sin crear nada → con Agregar creás la tarea con el texto y la prioridad ya armados. Es Urgente cuando hay más de 10 productos por debajo del mínimo.

Crear una nota de débito

Entrá a Notas comerciales como administrador → tocá Nota de débito → elegí la Venta relacionada, cargá el Importe y escribí el Motivo → elegí Cuenta corriente como medio, para que el importe se le sume a la deuda del cliente y quede trazado.

Gastos

Gastos es el control de caja chica y de pagos a proveedores. Todo lo que sale del local y no es una venta se registra acá: un hielo, una nafta del reparto, el pago del internet del mes, un flete.

Los indicadores de arriba

Indicador	Qué muestra
Gastos del mes	Lo acumulado del mes en curso.
Gastos hoy	Lo registrado hoy, con la cantidad de movimientos.
Salida de caja (efectivo)	Lo que efectivamente salió de la gaveta. Impacta en el cierre de caja.
Promedio diario	Estimado del mes. Sirve para ver si el mes se está yendo.

El que importa para el cierre es Salida de caja (efectivo): es el número que se resta del efectivo esperado del turno.

Registrar un gasto

El botón Registrar Gasto abre el formulario:

Campo	Detalle
Descripción	Qué compraste. Placeholder: Ej: Pago Coca Cola, Compra Hielo…
Monto	El importe que salió.
Categoría	Proveedores, Servicios, Alquiler, Personal u Otros.
Método de Pago	Efectivo (Sale de Caja), Transferencia, Tarjeta Débito/Crédito u Otro.

El Comprobante de la compra no se tira. Si tenés el ticket, guardalo en el celular: el gasto y el comprobante son dos cosas distintas, y a fin de mes siempre se necesita el segundo.

Los métodos de pago y su efecto en la caja

Este es el punto que más confunde y el que más plata cuesta:

Método	Qué pasa con la caja
Efectivo (Sale de Caja)	Resta del efectivo en caja. Aparece en el desglose del turno como Gastos en efectivo.
Transferencia	No toca la gaveta. Queda registrado como salida de banco.
Tarjeta Débito/Crédito	No toca la gaveta. Queda registrado con su medio.
Otro	No toca la gaveta. Para lo que no encaja en las anteriores.

Cuando elegís Efectivo, la pantalla te avisa: “Este monto se restará del efectivo en caja.”. Ese aviso aparece solo para el efectivo, porque es el único método que mueve plata de la gaveta.

Solo el efectivo resta de la caja. Si pagaste una compra con transferencia o con tarjeta, el gasto queda en el registro pero no descuadra el cierre. Por eso no registres un pago con transferencia como efectivo "para que cuadre": el cierre de caja se vuelve a desfasar y ya no sabés si el error es de caja o de carga. Ver Caja y turnos.

Botones y filtros

Botón o filtro	Qué hace
Exportar	Baja la lista de gastos a una planilla.
Compra a Proveedor	Te lleva al circuito de compras, que además repone stock y actualiza costos.
Buscar gasto	Filtra por texto en la descripción.
Mes	Filtra por mes. Por defecto, el mes actual.
Categoría	Proveedores, Servicios, Alquiler, Personal u Otros.

Si el filtro no encuentra nada, la tabla lo dice: No hay gastos registrados. Es un estado normal, no un error de carga.

Compra a Proveedor y Registrar Gasto no son lo mismo. La compra entra mercadería: suma stock, actualiza el costo y genera deuda. El gasto es plata que se fue sin mercadería. Ver Compras y proveedores.

Editar o borrar

Crear un gasto es una operación normal. Editar o borrar uno que ya registraste requiere el permiso Gestión avanzada de gastos (expenses.manage_advanced).

Sin ese permiso se puede crear pero no se toca lo anterior. Es una protección: si cualquiera pudiera borrar gastos, el control de caja sería decorativo.

Cuando sí tenés el permiso, la acción aparece en la fila del gasto. Un borrado de gasto no queda rastro, así que antes de borrar conviene exportar la lista.

Tareas

Tareas es el centro de pendientes operativos. El subtítulo lo resume: “Pendientes operativos, responsables y vencimientos en un solo lugar.”

Una tarea no es un recordatorio de tu celular ni una nota. Tiene estado, responsable, prioridad y fecha, y es lo que le decís a la persona que tenés que llamar mañana para que sepa qué tiene que hacer.

Sugerencias automáticas

Arriba de la lista, el bloque Sugerencias automáticas arma pendientes a partir del estado real del negocio. Se calculan con los datos actuales y no generan registros hasta que las agregás: son propuestas, no tareas.

Sugerencia	Qué detecta	Prioridad
N productos requieren reposición	Productos por debajo del stock mínimo.	Urgente si son más de 10.
N entregas pendientes	Presupuestos ya pagados que hay que preparar o entregar.	Según el caso.
N proveedores con deuda vencida	Compras que pasaron su vencimiento.	Según el caso.

Cada sugerencia tiene dos botones: Revisar y Agregar.

• Revisar te lleva a la pantalla donde está el problema, sin crear nada.
• Agregar crea la tarea con el texto y la prioridad ya armados.

Es la diferencia entre un sistema que te avisa y uno que te obliga a buscar el problema a mano. La sugerencia de entregas pendientes se cruza con Presupuestos y pedidos; la de deuda vencida, con Compras y proveedores.

Crear una tarea

El botón Nueva tarea abre el formulario:

Campo	Detalle
Título	Qué hay que hacer. Es lo primero que se lee.
Descripción	El detalle: dónde, con qué, para quién.
Categoría	General, Stock, Entrega, Cobranza, Compra o Mantenimiento.
Prioridad	Baja, Media, Alta o Urgente.
Responsable	Sin asignar, o un usuario del equipo.
Vencimiento	Para cuándo.

Las categorías no son burocracia: son la forma de filtrar. Entrega y Cobranza son las que más se olvidan, porque no tienen fecha natural. Si no les ponés vencimiento, se quedan flotando.

Sin asignar es una categoría válida y la más común. Sirve para la tarea que es tuya y nadie más sabe que existe. Igual: una tarea sin responsable y sin fecha es una intención, no un pendiente.

Estados y acciones

Cada tarea se puede:

Acción	Qué hace
Iniciar	La pasa a en curso.
Completar	La cierra.
Reabrir	La vuelve a abrir, desde las completadas.
Eliminar	La borra.

Cuando la fecha de vencimiento ya pasó y la tarea sigue activa, aparece el badge Vencida. No es una notificación: es la señal de que ese pendiente pasó de “para hoy” a “para ayer”.

Filtros

Filtro	Qué muestra
Activas	Las pendientes y las que están en curso. Es el filtro del día a día.
Completadas	Lo ya hecho. Sirve para ver si el equipo avanza.
Todas	Todo junto.

A la derecha de las pestañas está el contador: N tareas. Es el número más rápido para responder “cuánto tenemos pendiente”.

Notas comerciales

Notas comerciales es el lugar donde se asientan los ajustes asociados a ventas. El subtítulo lo dice completo: “Las devoluciones generan notas de crédito. Las notas de débito se registran aquí.”

Solo pueden entrar los administradores. Ver Roles y permisos.

Crédito y débito

Tipo	Quién la genera	Para qué sirve
Nota de crédito	El sistema, al confirmar una devolución.	Dejar asentado que le devolviste plata o mercadería a un cliente.
Nota de débito	La persona, desde Nota de débito.	Cobrarle de más a un cliente: diferencia de precio, cargo adicional o un servicio que no se cobró.

La nota de crédito no se crea a mano: aparece sola cuando ejecutás una devolución desde Ventas, y queda atada a esa venta. Si lo que querés es devolver mercadería o plata, empezá por Ventas, devoluciones y clientes. Ver Auditoría de la cuenta para el detalle del rastro.

La nota de débito es la que se registra a mano, porque el error del que se trata es del lado del cobro, no de la devolución.

La lista

Cada nota muestra:

• El tipo y el número: Nota de crédito #88.
• La venta relacionada, o sin venta si no quedó atada a ninguna.
• El motivo y la fecha, con el usuario que la creó.
• El importe, alineado a la derecha.

El buscador acepta número, venta o motivo. Buscar por número es lo más rápido cuando el cliente tiene el comprobante en la mano.

Si la lista está vacía, no pasa nada: las notas solo aparecen cuando hay una devolución registrada o un débito cargado.

Crear una nota de débito

El botón Nota de débito abre el formulario:

Campo	Detalle
Venta relacionada	A qué venta se ajusta. Placeholder: Seleccionar venta.
Importe	Cuánto se cobra de más.
Medio	Cuenta corriente, Efectivo, Transferencia, QR Mercado Pago o Postnet.
Motivo	Placeholder: Ej: diferencia de precio, cargo adicional o servicio.

El medio decide dónde impacta. Con Cuenta corriente el importe se le suma a la deuda del cliente. Con Efectivo entra a la caja del turno abierto. Con los otros, queda registrado sin mover la gaveta.

Siempre que puedas, elegí Cuenta corriente como medio. Es el único que deja trazabilidad de que el cliente debe ese importe, en vez de ser plata que entró a la gaveta y después nadie sabe a quién corresponde.

Si falta algo, oPOS lo avisa: “Completa la venta, el importe y el motivo.” Los tres campos son obligatorios. Sin la venta no hay a quién ajustarle; sin el motivo, dentro de tres meses nadie entiende qué pasó.

Cuándo usar cada módulo

Situación	Dónde va	Por qué no en otro lado
Compraste hielo con plata de la gaveta	Gasto, método Efectivo	Es una salida de caja sin mercadería.
Pagaste una factura de internet por transferencia	Gasto, método Transferencia	Sale del banco, no de la gaveta.
Le compraste mercadería a un proveedor	Compra a Proveedor	Repone stock, actualiza costo y genera deuda.
Hay que reponer porque 14 productos están bajo mínimo	Tarea desde Sugerencias	Es un pendiente con responsable, no un gasto.
Llamar mañana al proveedor que debe hacer 20 días	Tarea de categoría Cobranza	Es una acción con fecha, no una nota.
Le devolviste $5.000 a un cliente	Nota de crédito automática	La genera la devolución. No la cargues a mano.
Cobraste de menos a un cliente en una venta grande	Nota de débito	Ajuste de cobro, no devolución.
Viste que sobran 30 unidades de un producto	Tarea o promo, no gasto	Sobra mercadería, no falta plata.

Problemas frecuentes

Síntoma	Qué revisar
El gasto no aparece en la caja del cierre	Solo los gastos en Efectivo restan de la gaveta. Revisá el método de pago.
El efectivo esperado no me cierra	Hay gastos en efectivo que no registraste, o ingresos y retiros sin cargar. Mirá el desglose del turno en Caja y turnos.
Registré un gasto como venta y ahora el stock no cierra	Corregilo: creá el gasto y hacé la devolución de la venta. El stock se repone automáticamente.
No puedo editar ni borrar un gasto	Necesitás el permiso Gestión avanzada de gastos. Pedí que lo habilite un administrador.
No me aparece Registrar Gasto	El rol puede tener activa la restricción de crear gastos. Ver Roles y permisos.
La categoría no me sirve	Solo hay cinco: Proveedores, Servicios, Alquiler, Personal y Otros. Usá Otros y detallá en la descripción.
El filtro no encuentra un gasto	Probá por mes: el filtro viene en el mes actual. Usá Todos los meses.
No me aparece ninguna sugerencia automática	Significa que no hay nada pendiente de ese tipo. El bloque calcula con los datos actuales y solo propone.
La sugerencia dice Urgente	Hay más de 10 productos bajo el mínimo. Es hora de comprar.
La tarea figura Vencida y ya la hice	Marcá Completar. Si te equivocaste, usá Reabrir desde Completadas.
La tarea desapareció de Activas	Está completada. Buscala en la pestaña Completadas.
No me aparece Notas en el menú	Solo los administradores entran a Notas. Ver Roles y permisos.
Necesito una nota de crédito y no la veo	Se genera al confirmar la devolución. Sin devolución no hay nota de crédito.
La nota de débito no le suma deuda al cliente	Elegí otro medio que no sea Cuenta corriente.
Dice Completa la venta, el importe y el motivo	Faltan campos obligatorios. Elegí la venta desde el selector, cargá el importe y escribí el motivo.
Me borraron una nota y no hay rastro	Las notas no se editan. Si el ajuste estaba mal, se corrige con una nota nueva en sentido contrario, nunca borrando. Ver Auditoría de la cuenta.