Compras y proveedores

Comprar bien es una de las decisiones que más margen te deja. Cada compra que registrás en oPOS hace tres cosas a la vez: suma stock, actualiza el costo del producto (y con eso, tu rentabilidad real) y genera deuda con el proveedor si no pagás en el momento.

Si hacés la compra por fuera del sistema, estás trabajando a ciegas: no sabés cuánto debés, qué lote venció primero ni cuál proveedor te sale más barato.

En Proveedores tenés todo eso junto: compras, deuda pendiente, vencimientos y pagos en un solo lugar.

Recetas rápidas

Atajos para resolver lo más frecuente sin leer la página entera

Registrar una compra

Tocá Compra en la fila del proveedor → buscá o escaneá los productos → en el paso 2 revisá cantidad, formato y costo por formato → elegí Pendiente, Parcial o Total → confirmá el paso 3. Solo en modo completo se actualiza el costo del producto y se genera deuda.

Cargar un proveedor

Tocá Nuevo proveedor → escribí el CUIT y dejá que oPOS complete la razón social → cargá la persona de contacto, el teléfono y el plazo habitual de pago → guardá. El plazo es el campo clave: con 30 días cargado, el vencimiento de cada compra se autocompleta solo.

Pagarle a un proveedor

En la fila del proveedor tocá Pagar → cargá el importe, la fecha, el medio de pago y la referencia → confirmá. El pago se aplica solo a las compras con vencimiento más cercano. Si el botón está gris, es que el proveedor ya está saldado.

Ver cuánto le debo a cada proveedor

Mirá los cuatro indicadores de arriba: Deuda total, Deuda vencida, Vence en 7 días y Pagado este mes → para el detalle, filtrá por Con deuda o Con deuda vencida y abrí Estado de cuenta, que trae el historial completo en PDF o Excel.

Guardar la plantilla de costos de un proveedor

En Registrar compra cargá el flete y el IVA como conceptos separados con su prorrateo → tildá Sumar este concepto al costo del stock si el cargo tiene que entrar en la rentabilidad → guardá el conjunto como plantilla. La próxima compra a ese proveedor ya viene con esos conceptos precargados.

Crear una orden de compra y recibirla

En Órdenes de compra tocá Nueva orden de compra → elegí el proveedor y cargá producto, presentación, cantidad y costo unitario → Imprimir borrador si la mandás por PDF → cuando llega la mercadería tocá Recibir, ajustá lo que cambió y confirmá. La orden queda Recibida y la compra ya impacta stock, costo, deuda y lotes.

Indicadores de deuda

Arriba de la tabla hay cuatro números que resumen toda tu situación con los proveedores:

Indicador	Qué te dice
Deuda total	Cuánto debés hoy, sumando todas las compras impagas de todos los proveedores.
Deuda vencida	Cuánto de eso ya pasó la fecha de vencimiento. Es plata que te van a reclamar.
Vence en 7 días	Cuánto tenés que tener listo la semana que viene.
Pagado este mes	Cuánto saliste de tu bolsillo en el mes en curso.

Si el Vence en 7 días es un número grande, es una señal de alarma: o teliquidás esa semana, o hablás con el proveedor para estirar el plazo.

Filtrar y buscar

Para no revisar proveedor por proveedor, usá los filtros de arriba de la tabla:

Filtro	Cuándo usarlo
Todos los proveedores	El padrón completo, pagados incluidos.
Con deuda	Solo los que te deben algo ahora mismo. Es el filtro del día a día.
Con deuda vencida	Los que ya pasaron su vencimiento. Hay que hablarles.

La búsqueda acepta nombre, contacto o CUIT. Buscar por CUIT es útil cuando el proveedor factura bajo una razón social distinta del nombre comercial con el que lo conocés.

La tabla de proveedores

Columna	Qué muestra
Proveedor	Razón social o nombre, con su contacto
Próximo vencimiento	La fecha del pago más próximo. Si no tiene nada programado, dice Sin vencimiento.
Pendiente	Cuánto le debés en total a ese proveedor
Vencido	La parte de esa deuda que ya pasó la fecha
Acciones	Los botones de la fila

Una fila con Vencido en rojo y Próximo vencimiento vacío es la más urgente: te atrasaste y no tenés otra compra con fecha cargada.

Acciones por proveedor

Acción	Qué hace
Editar	Abre el formulario para cambiar datos o condiciones
Compra	Abre Registrar compra con ese proveedor ya elegido
Pagar	Abre Registrar pago contra su deuda
Estado de cuenta	Abre el panel lateral con el historial completo

El botón Pagar aparece deshabilitado cuando el saldo es cero o menor. Si lo ves gris, no es un error: ese proveedor ya está saldado.

Crear un proveedor

El botón Nuevo proveedor abre un formulario. El primer bloque es Buscar datos fiscales:

1. Escribís el CUIT del proveedor.
2. oPOS consulta la base fiscal y completa sola la razón social.

No hace falta que el CUIT sea obligatorio, pero conviene cargarlo: es lo que después hace que los comprobantes y los reportes de proveedor se ordenen solos.

Después están los campos:

Campo	Para qué
Razón social o nombre *	Obligatorio.
Persona de contacto	A quién le llamás cuando hay que pedir.
Teléfono	Un número, con o sin prefijo.
Email	Se usa en los envíos automáticos de estado de cuenta.
Dirección	Para los PDF y para provincia en tus compras.
Plazo habitual de pago (días)	De 0 a 3650. Se usará para proponer el vencimiento al registrar una compra.
Notas	Lo que quieras recordar: horario de entrega, requisitos del proveedor, etc.

El plazo habitual de pago es el campo que más te ahorra trabajo. Si le comprás a un proveedor a 30 días, poné 30: cada vez que cargues una compra, el campo Vencimiento ya viene calculado con esa fecha. No tenés que hacer la cuenta mental ni escribirla.

Cargar el plazo de pago en el proveedor es casi tan importante como cargar el costo. Es lo que convierte tu lista de proveedores en una lista de vencimientos real.

Desactivar un proveedor

Desactivar hace un borrado lógico: el proveedor desaparece del listado, pero conserva todo su historial y todos sus pagos. No se pierde nada.

No lo llames desactivar para “darlo de baja” si le debés plata, porque oPOS no te va a dejar:

No se puede desactivar este proveedor. Tiene un saldo pendiente de $X. Primero pagá o devolvé lo que le debés, después lo desactivás. Si lo perdés de vista, la deuda queda huérfana.

Registrar una compra

Se abre de tres lugares distintos:

Desde dónde	Qué precarga
Nueva compra en Proveedores	El proveedor que elegiste
Nueva compra en Compras	Nada: elegís todo
Recibir una orden de compra	Todos los productos, cantidades y costos

La compra tiene tres pasos:

1. Buscar o escanear productos.
2. Confirmar cantidades y costos.
3. Actualizar el inventario.

El paso 3 es una confirmación, no una tarea: revisá que todo esté bien y confirmás.

Modo simple y modo completo

Si en Ajustes → Apariencia está apagado el interruptor Pedir costo al registrar compras, la pantalla entra en modo simple.

En modo simple solo se repone stock. Se ocultan: proveedor, vencimiento, comprobante, costos, deuda y pagos.

	Modo simple	Modo completo
Repone stock	Sí	Sí
Costo y rentabilidad	No	Sí
Deuda con proveedor	No	Sí
Para qué sirve	Depósitos que no son compras formales	Todo lo demás

Una compra en modo simple no genera deuda ni actualiza el costo del producto. Si el pago fue real y la deuda importa, usá modo completo: sin costo actualizado, tus márgenes son una intuición.

Datos de cabecera

Campo	Detalle
Fecha de compra *	Cuándo te entregaron la mercadería.
Vencimiento	Se autocompleta sumando el plazo de pago del proveedor a la fecha de compra. Podés corregirlo.
Proveedor *	A quién le compraste.
Número de comprobante	Placeholder: Ej: FC A 0001-00001234. Conviene cargarlo siempre.
Notas	Observaciones de esa entrega.

El número de comprobante es lo que te va a pedir un auditor o un inspector de AFIP. Si lo dejás vacío, después no lo tenés más: oPOS no puede adivinar el número de tu factura.

Cargar los productos

En el paso 1 buscás o escaneás. Si usás lector, cada código suma una unidad. También podés escribir varios códigos separados por comas para cargar de a una fila.

En el paso 2, por cada línea cargás:

Campo	Detalle
Cantidad	Cuántas unidades compraste de esa línea
Formato	Unidad, Pack xN, Personalizado, o cada presentación que tengas cargada
Costo por formato	Lo que pagaste por ese formato

El formato importa: si comprás una caja de 12 y lo cargás como “Unidad” con costo de caja, oPOS te va a decir que tenés 1 unidad y le asigna el costo de la caja. Elegí Pack x12 con el costo real de la caja y el stock se calcula bien.

Productos a granel: cada unidad que comprás es un paquete del peso configurado. Si el producto tiene un paquete base de 1 kg y comprás 20, son 20 kg. En la línea vas a ver Paquete base y Kg como dos campos relacionados.

Impuestos y costos adicionales

Una factura real nunca es “producto por producto”. Tiene flete, IVA, IIBB, percepciones. oPOS te deja cargarlos como conceptos separados.

Campo	Opciones
Concepto	Flete, IVA, IIBB, Impuesto interno, Percepción, Otro cargo, Descuento
Tipo de valor	Monto fijo o Porcentaje
Prorrateo	Por valor, Por cantidad o Manual
Sumar este concepto al costo del stock	Casilla de verificación: define si el concepto se capitaliza al costo

El prorrateo decide cómo se reparte el cargo entre los productos:

Prorrateo	Qué hace	Cuándo usarlo
Por valor	Reparte proporcionalmente al precio de cada producto	IVA, IIBB, impuesto interno
Por cantidad	Reparte parejo entre las unidades	Flete, recargo de carga fija
Manual	Vos definís el costo de cada producto	Cuando sabés exactamente a qué producto se aplica el flete

La casilla de verificación Sumar este concepto al costo del stock es la decisión más importante del formulario. Si lo activás, el cargo pasa a formar parte del costo del producto y aparece en tu rentabilidad. Si lo dejás apagado, el cargo es solo contable: suma al total de la factura pero no modifica el costo.

Además, podés guardar el conjunto de conceptos como plantilla por proveedor. La próxima compra a ese proveedor ya viene con el flete y el IVA precargados.

El resumen

El panel lateral derecho muestra el armado del total:

Fila	Qué es
Productos	Suma de las líneas: cantidad por costo
Impuestos	Suma de los conceptos con prorrateo
Costo stock	Total que se suma al costo de los productos
Total factura	Lo que le debés al proveedor

Debajo hay un campo opcional: Total según factura.

Si completás Total según factura, el número tiene que coincidir con el cálculo. Si no coincide, oPOS te rechaza la compra. Es una protección: si el total no cierra, es probable que un concepto esté mal cargado o que falte un producto.

Errores de validación

Mensaje	Qué hacer
Selecciona un proveedor.	Sin proveedor no hay a quién cargarle la deuda.
Agrega al menos un producto.	Una compra sin mercadería solo genera deuda.
Completa el número de lote de los productos con trazabilidad.	Faltan lotes en productos que tienen control activado. Ver Lotes y vencimientos.
El total de la factura no coincide con el cálculo.	Revisá conceptos, prorrateo y si cargaste todos los productos.
El pago parcial debe ser mayor a cero y menor que el total.	Ajustá el importe del pago parcial.

Cuando todo está bien, oPOS confirma con Compra registrada y ya actualizó el stock y los costos.

Pago al registrar

No hace falta registrar la compra y después el pago por separado. En el mismo formulario podés indicar cómo pagaste:

Opción	Qué pasa
Pendiente	No pagaste nada. Queda todo en la cuenta corriente del proveedor.
Parcial	Pagás una parte. El resto queda pendiente.
Total	Pagaste todo. El proveedor queda en cero.

Si elegís Parcial o Total, cargás Importe, Medio de pago (Efectivo, Transferencia, Tarjeta u Otro) y Referencia (el número de recibo o del comprobante del pago).

El medio de pago importa para el reporte: una transferencia es una salida de banco, un pago en efectivo es una salida de caja. Ver Caja y turnos.

Pagarle a un proveedor

Desde la fila del proveedor, el botón Pagar abre Registrar pago:

Campo	Detalle
Importe	No puede superar la deuda.
Fecha	Cuándo hiciste el pago
Medio de pago	Efectivo, Transferencia, Tarjeta u Otro
Referencia	Nro. de recibo, número de transferencia
Notas	Detalle del pago

Si pagás sin estar indicando una compra puntual, oPOS lo aplica solo: primero cancela las compras con vencimiento más cercano. Es la lógica que usás con cualquier proveedor contable, y evita que te quede una deuda vieja abierta mientras pagás la nueva.

Si intentás pagar de más, oPOS te avisa: El pago no puede superar la deuda seleccionada. O bien pagás un poco menos, o bien primero registrás una compra nueva.

Cuando confirmás, muestra Pago registrado y el nuevo saldo del proveedor.

Devoluciones a proveedor

No todas las devoluciones son a clientes. A veces devolvés mercadería: está dañada, te la entregaron pasada, o venció en tu depósito. oPOS lo maneja.

La devolución sempre va contra una compra concreta. No existe devolución suelta. Por eso, si querés registrar la mercadería que perdiste o que venció sin haberla comprado, usá un ajuste de stock o una auditoría, no una devolución.

La ventana se llama Devolver productos al proveedor y funciona así:

1. Elegís la compra de origen.
2. Por cada ítem: cantidad (hasta lo que compraste), Referencia y Motivo. El placeholder del motivo es Mercadería dañada, error de entrega, vencimiento…
3. oPOS calcula un Crédito estimado por ítem.
4. Confirmás.

El crédito estimado es el valor que el proveedor te debería reconocer de vuelta. Cuando confirmás, oPOS descuenta esas unidades del stock y genera el crédito.

Si el crédito es por mercadería que te devolvieron, el resultado es Devolución registrada con Crédito aplicado: $X.

Estado de cuenta

El botón de estado de cuenta de cada fila abre un panel lateral con todo el historial del proveedor:

Botón	Para qué
Descargar PDF	El estado de cuenta listo para enviarle al proveedor
Exportar Excel/CSV	Para cruzar con tu administración contable
Nueva compra	Registrar una compra sin salir del panel
Plantilla de costos	Ver los conceptos de flete e impuestos que se aplican a este proveedor
Registrar pago	Pagar desde acá

Arriba del panel hay cuatro números: Saldo, Vencido, Pendientes y Pagado.

Debajo, tres pestañas:

Pestaña	Qué muestra
Compras	Todas las compras, con su estado
Pagos	Todos los pagos, con medio de pago y referencia
Devoluciones	Las devoluciones y el crédito generado

Los estados posibles de una compra:

Estado	Significado
Pendiente	No pagaste nada
Pago parcial	Pagaste una parte
Pagada	Cancelada
Vencida	Pasó su vencimiento y no está cancelada
Cancelada	Anulada, no cuenta para la deuda

Desde cualquiera de las dos primeras pestañas podés descargar el PDF de esa compra o de ese pago.

Listas de precios

Las listas de precios de cada proveedor son la herramienta para decidir a quién le conviene comprar. Si un mismo producto te lo venden tres proveedores a distinto precio, las listas te lo comparan en una sola pantalla.

En el panel Listas de precios (ancla #listas-precios), el subtítulo es “Compará costos de varios proveedores y elegí dónde reponer.”

Cada lista tiene:

Campo	Detalle
Proveedor	Dueño de la lista
Nombre de lista	Un nombre libre, por ejemplo “Septiembre 2026”
Vigente desde	Desde cuándo aplican los precios de la lista

Dentro de la lista, cada producto tiene su costo y un multiplicador. El multiplicador es la clave: si el proveedor te lo da a $1.000 y le ponés multiplicador 1,5, la lista te calcula 1,5 veces ese costo. Sirve para convertir una lista de precios de venta a costo, o para calcular un recargo por flete o por pago a plazo.

Podés cargar los productos manualmente o importarlos todos de una vez con el botón Importar CSV.

Importar una lista por CSV

El archivo puede usar separador punto y coma (;) o coma (,) — oPOS detecta cuál es.

La primera fila debe contener los nombres de las columnas. oPOS reconoce varios nombres alternativos para cada campo, para que funcione con las planillas que ya tenés:

Campo	Nombres aceptados
Código	codigo, codigo de barras, barcode, ean
Nombre	nombre, producto, name
Costo	costo, cost, precio costo, unit cost
Unidad	unidad, formato, unit
Multiplicador	multiplicador, factor, units

Si tu planilla tiene los encabezados en otro idioma o con otra redacción, renombrá esas columnas antes de importar. Es más rápido que pelearse con el mapeo columna por columna.

Sugerencias de compra por costo

Con las listas cargadas, oPOS arma un panel de Sugerencias de compra por costo: compara la última lista vigente de cada proveedor y te sugiere qué comprar y a quién.

El criterio es simple: busca productos donde el costo de un proveedor es claramente mejor que el de otro, y te propone la compra ahí. Te muestra hasta 12 sugerencias por pantalla.

Si la sugerencia te sirve, el botón Abrir compra te lleva directo a Registrar compra con ese proveedor y ese producto ya cargados.

Es la forma más rápida de “¿dónde compro esto?” cuando tenés 40 proveedores y 3.000 productos.

Órdenes de compra

Una orden de compra es el paso previo: lo que le pedís al proveedor. Sirve para organizar lo que vas a reponer, imprimirlo y llevarlo, y después Recibir la mercadería sin volver a escribir nada.

El flujo es: Borrador → Enviar al proveedor → Recibir para cargar stock, cargos y pago en caja.

Estado	Qué significa
Borrador	Lo estás armando. No pasa nada todavía.
Enviada	Se la mandaste al proveedor y esperás la entrega.
Recibida	Llegó la mercadería y ya se registró la compra.
Cancelada	Ya no la vas a recibir.

Crear una orden

Nueva orden de compra abre un formulario con:

Campo	Detalle
Proveedor	A quién le pedís
Entrega estimada	Cuándo esperás que llegue
Producto	Solo aparecen los productos de ese proveedor
Presentación	Qué formato pedís
Cantidad	Cuántas unidades
Costo unitario	A qué precio lo pactaste
Observaciones	Notas de la línea

El botón Imprimir borrador genera el PDF de la orden, listo para mandar por mail o WhatsApp.

Recibirla

Cuando llega la mercadería, el botón Recibir abre Registrar compra con todo precargado: proveedor, productos, cantidades y costos. Revisás, ajustás lo que haya cambiado realmente (a veces llega distinto) y confirmás.

Al confirmar, la orden pasa a Recibida y la compra queda registrada con todos los efectos: stock, costo, deuda y lotes si corresponde.

Este es el flujo más eficiente si comprás por pedido: una sola vez escribís los productos y después solo confirmás lo que llegó.

Problemas frecuentes

Síntoma	Qué revisar
No puedo desactivar un proveedor	Tiene saldo pendiente. Pagá o registrá una devolución primero.
El botón Pagar está gris	El saldo del proveedor es cero o menor.
El vencimiento no se autocompletó	El proveedor no tiene plazo habitual de pago cargado, o la fecha de compra es futura.
La compra pide número de lote	El producto tiene control de trazabilidad activo. Ver Lotes y vencimientos.
El total no coincide con la factura	Revisá conceptos, prorrateo y si cargaste todos los productos.
Registré la compra pero no aparece la deuda	Estás en modo simple (Ajustes → Apariencia).
Pagué y el saldo no bajó	El pago se aplicó a otra compra. Revisá la pestaña Pagos del estado de cuenta.
El crédito de una devolución no impacta el stock	Faltó indicar cantidad en el ítem.
La lista de precios no importa	Los encabezados del CSV no coinciden. Renombrá las columnas o usá Autodetectar.
No me aparecen sugerencias de compra	Ningún producto tiene listas de más de un proveedor cargadas.
La orden de compra no tiene productos	Solo se pueden pedir productos del proveedor elegido.
El PDF del estado de cuenta sale vacío	No hay movimientos para ese proveedor todavía. Registrá una compra o un pago.
La compra entró con costo viejo	El costo del producto se actualiza solo si el producto tiene control de stock y costo habilitado. Revisá en Productos e inventario.
No puedo borrar una compra ya registrada	No se borra: se corrige con un pago, una devolución o un ajuste. Ver Auditoría de la cuenta.